Правила проведения пресс-конференций и брифингов.

Проведение традиционных собеседований не является единственным методом оценки кандидатов при приеме на работу. Оно не эффективно при поиске нескольких линейных специалистов, поскольку занимает очень много времени. Для того чтобы сэкономить время и не принять в штат компании, буквально, первого встречного, рекрутеры стали использовать брифинг.

Что такое брифинг?

Что такое брифинг знают многие, – это аналог пресс-конференции. Отличается от нее тем, что посвящен только одному вопросу, и длится около 30 минут. Чаще всего брифинг проводится политиками или спецслужбами в случаях чрезвычайных происшествий, чтобы предотвратить панику, озвучить сенсационную новость и т.д. Так же он часто проводится в режиме рабочих совещаний с приглашением СМИ.

Однако брифинг, которому я уже дал определение, значительно отличается от брифинга, который применяется при подборе персонала. Поэтому расскажу Вам историю о том, как брифинг стал одной из технологий рекрутинга.

С проблемой массового подбора персонала сталкивались и продолжают сталкиваться компании, которые только начинают свою работу, или расширяют штат, когда появляется необходимость в поиске определенного количества менеджеров среднего звена, линейного персонала и т.д.
В 90-х годах прошлого столетия крупные корпорация задумались о нерациональности использования традиционных собеседований при массовом подборе. Представьте, что из 40 кандидатов Вам нужно выбрать 10–15 человек. Если эту проблему решать традиционным способом, то необходимо провести личные встречи с каждым кандидатом, затем собеседования с соискателями при руководителе отдела примерно с половиной кандидатов, а потом еще и комплекс заключительных собеседований для того, чтобы окончательно определить список тех, кого Ваша компания примет на работу. Итого Вам придется провести не меньше 70 встреч. Согласитесь, перспективы не радужные!
Тогда то и было решено самый ранний этап подбора специалистов, то есть первое собеседование, сделать групповым. Такую форму работы с соискателями назвали брифингом.

Чаще всего эта методика используется при приеме на работу менеджеров по продажам, руководителей проектов, консультантов, клиент-менеджеров и менеджеров по продвижению.

Преимущества брифинга

Рассмотрим преимущества брифинга по сравнению с проведением целого комплекса индивидуальных собеседований:
1. Соискатели, обратившиеся по объявлению о вакансии, присылают свое резюме. Эйчар анализирует резюме и назначает встречу сразу десяти соискателям.
2. На встрече рекрутер не должен рассказывать каждому соискателю о компании, он озвучивает эту информацию 1 раз.
3. Кандидаты видят своих будущих коллег.
4. После первого группового собеседования, где кандидаты заполняют анкеты и отвечают на вопросы рекрутера, им дается домашнее задание на 3 дня, по истечении которых они должны предоставить эйчару готовый проект.
5. После проведения первого дня брифинга (группового собеседования) и анализа проектов, проводится совещание рекрутеров и руководителей подразделений, в ходе которого принимается решение о том, кого пригласить на финальное собеседование.
6. Проводится финальное собеседование, на котором оговариваются условия работы. Собеседование проходит индивидуально с каждым кандидатом.

Таким образом, для того, чтобы нанять 10–15 человек, Вы затратила не более 2 недель, и провели около 11–16 собеседований, включая собеседования с руководителями, вместо 70.

Технология проведения брифинга

Брифинг проводится в просторной аудитории, где должен быть стол, за которым смогут уместиться около 10 человек: 2 руководителя подразделений компании, 6–8 соискателей и ведущий брифинга (рекрутер).
Вам понадобятся: песочные часы, диктофон, цифровая камера, лист бумаги для записей.

План проведения первой встречи:

1. Рассказ о фирме, описание вакансии и требований к кандидатам - 20 минут.

2. Ответы на вопросы - до 10 минут.

3. Брифинг – 1,5 часа
Первый круг:
Участники представляются, рассказывают, в какой фирме работали, на какой должности и какие обязанности выполняли. Все рассказы записываются на диктофон.
Ведущий брифинга должен следить за тем, чтобы никто не отходил от темы и говорил не более 2 минут.
Второй круг:
Соискатели должны рассказать, какую работу они способны выполнить от начала до конца, то есть что им можно поручить.
Поскольку задача ведущего не просто слушать, но и записывать ответы, можно задавать уточняющие вопросы в том случае, если кандидат ходит вокруг, да около.
Третий круг:
На этом этапе предложите кандидатам набрать команду работников из присутствующих, и объяснить в каком качестве и почему они присутствуют в ней.
Все связи зафиксируйте на доске, обозначьте их стрелками от одного кандидата к другим, а на стрелках запиши качество.
Это задание поможет Вам определить управленца из присутствующих. Если кто-то из кандидатов отказывается выполнять упражнение, не настаивайте.

4. Групповое фотографирование – 5 минут.

Групповая работа на этом заканчивается. С этого момента каждый будет работать индивидуально.
Но перед тем как перейти к следующему этапу, дайте участникам брифинга домашнее задание: небольшой текст (1–1,5 стр.) о компании, кейс, который в течение трех дней каждый кандидат должен будет решить и прислать ответ на корпоративную почту. Нежелание выполнять домашнее задание можно интерпретировать, как нежелание работать.

5. Психологическое тестирование – 50 минут.
Вы можете выбрать тесты по своему усмотрению. Я считаю, что больше всего для брифинга подходят следующие тесты:
Тест Равена на логику – 30 минут
Тест Климова на выявление предпочтений объектов труда – 5 минут
Тест «Неоконченные предложения» – 15 минут
Тесты лучше проводить комплексно. Информация о технологии их проведения в достаточном количестве содержится в интернете, так что не буду дублировать то, что Вы с легкостью можете найти сами.

После проведения брифинга и тестирования, рекрутер должен обработать результаты теста, обсудить их с руководителем подразделения. При обсуждении так же учитываются резюме, анкеты, фотографии кандидатов. Поскольку руководители и рекрутеры присутствовали на собеседовании, они помнят всех кандидатов и с легкостью определяют, кого пригласить на финальное собеседование, а кому отказать. Окончательное решение о приеме того или иного кандидата принимает руководитель.

Вывод: Применять эту методику целесообразно при приеме на позиции, которые в Вашей организации являются массовыми. Искать топ-менеджера с помощью брифинга бессмысленно.

Используете ли Вы в своей работе брифинг?

Брифинги и пресс-конференции - встречи официальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, продолжается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии.

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей.

Комментированость предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, текстами речей.

Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если:

· в организации есть “горячие” новости и необходимо сделать важное сообщение, по которому у журналистов могут возникнуть вопросы, или необходимо срочно отреагировать на определенное событие;

· в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;

· журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом.

Брифинг- короткое информационное сообщение, которое делается обычно официальным лицом, представителем правительства, международных организаций, коммерческих структур с представителями средств массовой информации, в целях информирования их о важных событиях, ходе международных переговоров, конференций, симпозиумов, семинаров.

Главные цели связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция.

Информационной обзор документов, принятых решений не подразумевает попутных высказываний мнения, оценки, уточнения, ссылки на прецедент и т.п. Бесстрастный перечень или сокращенный пересказ основных положений, относящихся к событию, подчеркивают официальность информации, однозначность ее толкования.

Конспективно-тезисное изложение темы брифинга, может быть предложена журналистам для уточнения ключевых идей, фактических подробностей встречи. Личные мнения, цитаты отсутствуют.

Брифинг позволяет передать сведения одновременно практически во все СМИ, без затрат времени на подготовку отдельного пресс-релиза для каждого конкретного издания, теле- и радиоканала.

Брифинг – это аналог пресс конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность. Практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Например: доматчевая пресс-конференция и послематчевый брифинг для журналистов.

Обычно брифинг проводится в качестве пост-PR кампании какого-либо делового мероприятия.

Разумеется, во время брифинга не подается минералка, бутерброды и т.п. Более того, брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

Источники информации СМК.

При разработке замысла журналистского произведения необходимо, прежде всего, определиться с объектом изучения. На данном этапе работы журналисту необходимо владение навыками по сбору и обработке фактического материала. В этой связи наиболее актуальным является умение получить «нужную» информацию. Эта самая «нужная» журналистская информация должна обладать рядом особенностей, традиционный набор которых включает в себя объективность, правдивость, новизну, полноту, достоверность и др. Не следует забывать, что журналистская информация документальна. В её основе лежит реальный подлинный факт, найденный и оформленный журналистом.

В сущности, вся информационная среда делится на три основных типа источников информации: документ, человек и предметно-вещевая среда.

Говоря о значении документа как информационного источника в журналистике, неверно представлять его лишь в узком смысле. Между тем, как пишет Г. В. Лазутина «для журналистики актуальны оба значения слова: «деловая бумага» - лишь одна из многих разновидностей документальных источников информации, попадающих в сферу журналистского внимания в соответствии с целью деятельности».

Общение журналиста с документальными источниками информации начинается с их поиска. Работа с документами требует высокого уровня библиографической грамотности, широкого представления о типах и видах документов. В журналистике большинством исследователей принята следующая классификация документов. По типу деятельности:

1. Государственно-административные;

2. Производственно-административные;

3. Общественно-политические;

4. Научные;

5. Нормативно-технические;

6. Справочно-информационные;

7. Художественные.

Вторая классификация документов основана на группировке по сферам их обращения. Суда входят документы:

1. Производственные;

2. Общественных организаций;

3. Бытовые.

Процесс освоения журналистом документа состоит из трёх этапов: извлечение данных, их интерпретация и фиксация. Первый из них предполагает умение журналиста быстро и глубоко перерабатывать знаковую информационную продукцию. Качество второго, основанного на анализе, оценке и объяснении полученных данных «зависит от того, насколько журналист умеет включать в соображения здравого смысла критерии оценок, задаваемые системой знаний общеметодологического и специального характера». Многое зависит от навыка точной фиксации данных, полученных в результате проработки документальных материалов. В данном контексте уместно говорить о создании нового документа – профессиональных записей журналиста, которые при определённых условиях могут иметь юридическую силу.

Обладая достаточным количеством документальной информации, журналист может построить некое сообщение, основываясь только на ней.

Под предметно-вещевой средой понимается обстановка, которая нас окружает. Предметы и вещи могут рассказать о событиях иной раз не меньше, чем человек. Главный вопрос для журналиста: где отыскать эти источники. На данный момент в обществе утвердилось понимание необходимости оказывать средствам массовой информации организационную информационную поддержку.

Сегодня существует достаточно развёрнутая система информирования журналистов о происходящих событиях. К основным его формам Г. В. Лазутина относит следующие:

1. Брифинги – короткие совещания работников средств массовой информации, на которых идёт ознакомление с позицией властных структур по тому или иному вопросу;

2. Презентации – торжественные встречи представителей каких-либо государственных, общественных или частных структур с общественностью, в том числе с представителями прессы, для ознакомления с новым предприятием, новой продукцией, новыми результатами деятельности;

3. Пресс-конференции – встречи государственных или общественных деятелей, представителей науки, культуры и т.д. с журналистами для информирования их в связи с актуальными событиями или для ответов на их вопросы;

4. Пресс-релизы – специальные сводки сообщений для прессы о существенных фактах в той или иной сфере действительности, подготовленные соответствующими пресс-службами;

5. Специальные информационные бюллетени о текущих событиях той или иной сферы деятельности, создаваемые корпоративными информационными агентствами;

6. Экстренные сообщения по факсу или электронной почте, поступающие в органы массовой информации от пресс-секретарей, пресс-служб. Пресс-центров различных ведомств и общественных объединений.

Они поставляют редакциям СМИ сведения, которые в дальнейшем находят отражение в материалах печатной и эфирной журналистики. Отдельно следует упомянуть клубы и ассоциации журналистов. Они фактически не являются производителями информации, но способствуют обмену и распространению важных сообщений, заключению контрактов и соглашений в этой сфере.

Человек является ключевым звеном в системе информационных источников. Г. В. Лазутина приводит американскую научную традицию, где оно классифицируется как «живой источник», «и в этом – не только прямой смысл: человек – субъект деятельности, он включён в природные и социальные процессы множеством связей и потому как источник информации неиссякаем».

Действительно, человек, с одной стороны – свидетель или участник происходящих вокруг нас событий и потому выступает в качестве носителя информации об этих событиях. С другой стороны, он держатель информации о себе, о своём внутреннем, неповторимом мире. И, наконец, он транслятор информации, полученной от других.

Особенность этого источника в том, что он может открыться или не открыться для журналиста: как существо социальное он сам программирует своё поведение, это необходимо учесть каждому журналисту, работающему с этим источником информации.

Пресс-конференция и брифинг

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени проведения:

лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;

поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Обстоятельства формы проведения:

в приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;

пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей - изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства - отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;

вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;

целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса;

бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

Брифинг для СМИ

Брифинг - это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом - во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин - на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Правила проведения пресс-конференций и брифингов

1. Добиться четкого определения темы, цели и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Подготовить раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так, будто обо всем предстоящем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Продумывать очень подробно сценарий хода пресс-конференции, учитывая, кто что скажет, какую роль и когда будет играть.

4. Приветствовать журналистов доброжелательно, но не подобострастно. Обязательно представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Использовать максимально короткие доклады и демонстрацию любого наглядного материала, поскольку журналисты постоянно слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.

6. Использовать логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий в сообщении.

7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов, не создавая ситуацию фрустрации, неудовлетворенности в связи с несбывшимися ожиданиями.

8. Отслеживать продолжительность пресс-конференции - максимум 40 мин, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.

9. Помнить, что журналисты не верят в альтруизм. Поэтому следует не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц; лучший вариант - когда ясно видна выгода для обеих сторон одновременно.

10. Стараться быть искренне, подчеркнуто доброжелательным по отношению ко всем журналистам. У журналистов существуют такие профессионально значимые личностные качества, как обостренное чувство справедливости и высокоразвитое чувство собственного достоинства.

Почему в русском языке возникло и употребляется это слово? Здесь может быть две причины. Во-первых, конечно, краткость. Один термин брифинг заменяет множество (см. выше) слов и имеет определенное значение. Во-вторых, заимствованное из языка слово "брифинг" выше по стилю, официальнее, более пригодно для описания политических и экономических событий, информации о научных и иных явлениях в жизни общества, государства.

Итак, брифинг - это короткая встреча политических, экономических деятелей и деятелей культуры разного с представителями прессы. Целью проведения брифинга является информирование прессы о своей позиции по тем или иным вопросам с последующей публикацией в газетах, журналах или освещении на телевидении. Поэтому брифинг может выступать как некая пиар-акция, привлекающая внимание общества.

Обычно брифинг собирают по следам того или иного события, т.е. после того как оно уже произошло. От обычной пресс-конференции брифинг отличается отсутствием презентационной части и коротким промежутком времени проведения.

Однако проведение брифинга имеет и свои особенности. Краткость изложения темы предполагает наличие продуманного текста и умения быстро и четко реагировать и отвечать на любые вопросы.

Брифинг длится не более 30 минут. Из них первые 10 минут отводятся на представление присутствующих официальных лиц и ознакомление со своей позицией. Остальное время посвящается ответам на блиц-вопросы, которые сотрудники СМИ. Брифинг - это не диалог, это короткие вопросы и такие же короткие, но полные информационные ответы. Поэтому иногда брифинг проводят стоя, в холле , аэропорта, административного здания.

Чтобы брифинг прошел успешно, необходимо правильно провести подготовительную работу к нему. Этим занимаются специальные менеджеры по связям с общественностью. За некоторое время до мероприятия они оповещают журналистов о месте и времени его проведения, затем перед самым брифингом вторично перезванивают им, уточняют основные вопросы, оповещают об основной линии короткой пресс-конференции, планируют очередность выступлений. Непосредственно перед брифингом проверяется работоспособность аудио и видеоаппаратуры, подготовленность места для проведения.

Видео по теме

Кобрендинг – объединение усилий, кооперация либо слияние двух или более фирм для организации нового бренда и выпуска совместного продукта. Конечная цель процесса - расширение клиентской аудитории, рост объемов продаж и снижение затрат на продвижение.
Кобрендинг возник в Соединенных Штатах в 30-х годах прошлого века и позволил выжить в период депрессии многим мелким и крупным фирмам, объединившим усилия в производстве и реализации своих товаров.