Многие руководители не раз оказывались в ситуации, когда даешь задание сотруднику, а потом попросту забываешь проконтролировать его исполнение. Или даешь задание сотруднику, приходит время, когда оно должно быть исполнено, а оказалось, что сотрудник даже не приступал к выполнению этого задания.
В результате срываются сроки по разным проектам, товары приходят не вовремя, задерживаются отгрузки, а разгневанные клиенты обрывают телефоны. Да мало ли что может случиться, если работа сделана не вовремя, сделана не так или вовсе не сделана.
Однако существует простейшая технология, которая позволяет руководителю добиться от сотрудников своевременного и правильного выполнения поставленных задач.
Самое удивительное, что эта технология настолько проста в исполнении, что внедряется в любой компании буквально за три дня.
Как многие руководители дают задания сотрудникам и что в этом плохого?
Многие руководители дают задания сотрудникам примерно так. 1 сентября руководитель отдела продаж приглашает к себе менеджера по продажам и говорит: «К 1 октября ты должен перенести свою клиентскую базу из старой программы в новую». Менеджер отвечает: «Да, я понял». После чего каждый из них идет заниматься своими делами и оба благополучно забывают про задание.
Наступает 25 сентября и менеджер вспоминает, что ему нужно срочно перенести клиентскую базу, а он еще ничего не успел сделать…
Самый лучший вариант - менеджер отложит все другие дела из изо всех сил займется переносом базы. Но делать это будет «второпях», поэтому в базе будет большое количество ошибок. Заниматься он будет только этим, а значит - его продажи на неделю «встанут». И если попытаться в этот период дать ему ещё одно задание, ничего кроме негативной реакции новое задание не вызовет.
Но возможен и другой вариант развития событий. 1 октября руководитель отдела продаж вызывает к себе менеджера и спрашивает: «Ты перенес базу в новую программу?». А менеджер отвечает: «А Вы мне ничего не говорили!» или «Ой, нет, я забыл…» или еще что-нибудь в этом роде.
Хотя вполне возможен и третий вариант - руководитель вспомнит, что он давал задание менеджеру числа 15 октября, то есть когда дело давно должно быть закончено. Но за это время на менеджера навалится новая куча «неотложных дел» и он скорее всего ответит, что задание выполнить не успел, а сейчас ему этим заниматься некогда. И давайте отложим это на попозже…
Но в любом из этих случаев задание не будет полностью выполнено к нужному сроку.
Сразу оговорюсь - никакие «репрессивные меры» и «системы мотивации» в данном случае не помогут. Что делать в такой ситуации?
Как избавиться от неразберихи в делах?
Для начала нам понадобиться создать систему письменных заданий. Эту технологию нужно обязательно исполнять на бумаге - так она работает намного эффективнее.
Я понимаю, что любители информационных технологий уже готовят гнилые помидоры, чтобы закидать меня, но пока отложите помидоры в сторону и подождите до конца статьи.
Перед тем, как выдать задание сотруднику - руководитель распечатывает 2 бланка задания (для себя и для сотрудника), после чего приглашает сотрудника к себе.
В то время, как руководитель даёт задание сотруднику, оба (и руководитель, и сотрудник) пишут задание на своем экземпляре бланка. После того, как руководитель выдал задание - оба ставят свои подписи на бланках и обмениваются экземплярами. Руководитель отдает свой экземпляр с подписью сотруднику, а сотрудник - руководителю.
При заполнении задания необходимо соблюдать несколько важных правил.
Обязательно укажите точное число, когда задание должно быть выполнено. Формулировки «в течении недели» или «в этом месяце» использовать ни в коем случае нельзя!
Постарайтесь не использовать размытых формулировок в графе «Какой результат нужно получить». Укажите конкретный и измеримый результат.
В графе «Какую работу нужно для этого сделать» пишите не абстрактные рассуждения, а конкретные действия, которые нужно выполнить сотруднику для получения запланированного результата.
Давайте разберем это на примере. Допустим, бухгалтерия не очень справляется с работой и нам нужен еще один сотрудник, который будет заносить первичные документы в 1С.
Неправильно сформулированное задание: В течении месяца найти нового сотрудника в бухгалтерию.
Правильно сформулированное задание:
Дата завершения
Руководитель: Директор, Мартынов Андрей Сергеевич
Сотрудник: Главный бухгалтер, Матвеева Надежда Алексеевна
Задание сотруднику
Какой результат нужно получить?
Нанять нового сотрудника в бухгалтерию, который к сроку, обозначенному в задании, будет обеспечен необходимой оргтехникой, введен в должность, обучен и будет заносить не менее 100 первичных документов ежедневно.
Какую работу нужно для этого сделать
Разместить вакансию на сайтах e 1. ru rabota 66. ru и mr 66. ru
Принимать и оценивать присылаемые резюме. В случае, если поток резюме недостаточен - использовать платное размещение на указанных сайтах.
Входящие резюме обрабатывать по мере поступления, собеседования назначать по мере поступления резюме.
До 01 октября получить не менее 50 резюме, из полученных резюме отобрать минимум 15 наиболее подходящих. Назначить собеседования.
Провести не менее 10 собеседований. Из 10 кандидатов выбрать одного для вступления в должность.
Написать заявку системному администратору на выделение компьютера, создание новой учетной записи и организации доступа к информационной базе предприятия.
Принять нового сотрудника на работу, оформить все необходимые кадровые документы.
Познакомить нового сотрудник с коллективом и выделить куратора - человека, к которому новый сотрудник может обратиться при возникновении сложностей в работе.
Проинструктировать нового сотрудника по работе со справочниками «Контрагенты», «Договоры» и «Номенклатура».
Проинструктировать нового сотрудника по работе с документами «Счет», «Счет-фактура», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг».
Добиться от нового сотрудника ввода 20 документов каждого вида под надзором куратора.
Поставить новому сотруднику план по вводу документов, который предусматривает выход на плановые показатели ввода документов в течении недели. Контролировать выполнение плана.
Первую неделю работы нового сотрудника контролировать правильность ведения учёта методом выборочной проверки в объёме не менее 10% от всех введённых документов.
Руководитель __________________
Полученное задание мне понятно, все необходимые ресурсы выделены. Я обязуюсь выполнить полученное задание точно и в срок.
Сотрудник__________________
Многие скажут, что такая система заданий - никому не нужное бумагомарательство. Но так или это на самом деле?
Давайте разберёмся. Предположим, что у нас задание выдано неправильно. В этом случае к 14 октября руководитель обнаруживает, что бухгалтерия все еще не справляется с потоком документов, а нового сотрудника как не было, так и нет. Он вызывает к себе главного бухгалтера и спрашивает: «А что у нас с поисками нового сотрудника?», а главный бухгалтер отвечает: «Пока ничего, резюме что-то не присылают…». И всё.
Руководитель продолжает задавать вопросы: «А Вы где вакансию разместили», а бухгалтер отвечает: «Мы на нашем сайте объявление повесили, что нам бухгалтер требуется!». Но на сайт-то ходят в основном клиенты, но никак не соискатели. Да и до раздела «Вакансии» мало кто доберется. Вот и получается, что сотрудника не нашли, но опять никто не виноват. Главный бухгалтер работу сделал, а то, что результата нет - как будто и не ее вина…
Но если подробно написать задание - все выглядит совсем по-другому. В любой момент можно вызвать сотрудника и спросить: «Сколько резюме Вы получили?» или «Сколько собеседований проведено?». И отговорки типа «А я не понял как это делается!» уже не проходят. Не понял - напиши что конкретно не понято? На каких сайтах вакансию размещать или как это делается или как резюме оценивать?
Если непонятно - объясняем сотруднику что и как он должен делать. То есть как он должен выполнить работу, которая ему непонятна. Но такие объяснения происходят крайне редко просто потому, что большая часть неясностей проясняется на этапе выдачи задания.
В дополнение хочу заметить, что не нужно «наезжать» на сотрудника за то, что он не знает как выполнять ту или иную работу. Компетенции тоже приобретаются не сразу и сотрудник имеет право чего-то не знать.
Если у него есть вопросы - потратьте немного времени на то, чтобы ответить на его вопросы и обучить его. После небольшого обучения сотрудник сможет выполнять работу самостоятельно, не отвлекая Вас. Но если не объяснить сотруднику как выполнять работу и сказать «сам разбирайся», то не стоит даже надеяться на то, что он выполнит ваше задание. Не стоит жалеть времени на обучение сотрудников. Чем больше их обучаешь сейчас - тем меньше придётся обучать потом.
Почему не стоит давать заданий в электронном виде?
Теперь сторонники информационных технологий могут сказать, что все это можно сделать в электронном виде. Написать задание по email или выложить файл с заданием в сети и сбросить сотруднику ссылку на этот файл.
Это конечно замечательно, но! Если у Вас нет подписи сотрудника - он всегда может сказать, что почта до него не дошла, файл он забыл почитать или почитал файл, но не понял как сделать работу. И сделать в этой ситуации уже ничего нельзя будет.
Зато когда у нас есть бумага с подписью - сотруднику уже не отвертеться. А если ему что-то непонятно - на момент выдачи задания он мог спросить у руководителя все нужные данные. А если не спросил - то почему, да и вообще не спросил - спроси позже, а совсем не спросил - сам виноват!
Бумага в этом случае оказывает просто магическое действие на сотрудника.
Ну хорошо. С заданиями мы разобрались, а что дальше?
Создаём систему контроля выполнения заданий
А теперь мы с Вами займёмся организацией системы, которая понадобится и нам, и нашим сотрудникам для того, чтобы эффективно эти задания выполнить.
Для того, чтобы реализовать такую систему нам понадобятся несколько простых вещей:
Папка с кольцами. Сильно большую брать не надо - иначе потом неудобно будет с ней работать. Очень важно, чтобы кольца в папке легко открывались и закрывались. В дальнейшем нам понадобится время от времени перемещать файлы. Не используйте для этого регистраторы. Они слишком громоздкие и работать с ними будет неудобно.
Еще нам понадобится 46 файлов. В принципе - все файлы можно сделать прозрачными, но лучше взять 31 прозрачный файл, 1 красный файл, 1 желтый, 12 файлов голубого цвета и 1 зеленый.
Сначала надо поместить файлы в папку. В самый низ поместите 1 файл зеленого цвета и напишите на нем «следующий год». На него сложите 12 файлов синего цвета и напишите на каждом из них название месяца: январь, февраль, март и т.д.. На них положите 31 прозрачный файл и пронумеруйте их. Это будут дни месяца. На них сложите желтый файл и на самый верх положите красный.
Теперь у нас всё готово для запуска системы.
Запуск системы в эксплуатацию
Я думаю, что Вы уже начинаете догадываться что к чему… Но чтобы исключить разного рода недопонимание и кривотолки - объясню всё детально.
Предположим, что сейчас у нас 14 сентября и мы даём сотруднику задание (ну например - проехаться по поставщикам и собрать оригиналы бухгалтерских документов) до 21 числа. Совместно с сотрудником пишем задание и свой экземпляр задания вкладываем в нашу папку в файл с номером «21». Точно так же поступаем и со всеми остальными заданиями - раскладываем их по числам. Само собой на каждый день в папке на определенное число копится по несколько заданий разным сотрудникам.
Но давайте вернемся к нашему примеру. Когда приходит 21-е число - достаем из файла под номером 21 все задания, которые там накопились. По одному вызываем к себе исполнителей, которым раздавали задания и спрашиваем с них за выполнение заданий. Исполнители должны представить отчет примерно в таком виде:
В принципе - сотрудники привыкнут к этой системе достаточно быстро. Но все равно у Вас обязательно будут задания, которые Ваши подчиненные не успели исполнить в срок. Специально для таких заданий у нас предназначена красный файл. Если сотрудник не выполнил задание в срок, мы перекладываем лист с выданным заданием в красный файл (а папке он должен быть на самом верху).
После внедрения такой системы каждое утро руководителя должно начинаться с красного файла. Руководитель приходит на работу и просматривает все задачи, которые находятся в красном файле. Вызывает к себе сотрудников по очереди и спрашивает: «Что ты сделал вчера по этим заданиям? Что планируешь сделать сегодня? Когда ждать полного завершения порученного тебе дела?».
Через месяц работы системы письменных заданий попадание «в красный файл» станет для сотрудников самым страшным кошмаром и они будут стараться выполнить все задания в срок.
Теперь пару слов о том, зачем нужен «желтый файл». В желтый файл мы складываем задания, которые требуют постоянного внимания. Например - мы дали сотруднику задание, с которым он раньше никогда не сталкивался и нам надо «держать руку на пульсе», чтобы задание было выполнено вовремя.
Для того, чтобы задание было выполнено в срок - надо время от времени просить сотрудника предоставлять отчёт о том, что сделано. Если у сотрудника что-то не получается - нужно обучать его тому, как правильно выполнить эту работу. Но самое важно при этом - никогда не делать за него работу самому!
Кроме всего прочего, с использованием этой папки очень удобно осуществлять промежуточный контроль. Например, сейчас у нас 14 число и мы дали задание сотруднику, которое должно быть выполнено к 25 числу. Но нужно посмотреть как он выполняет задание и регулярно ли происходит работа, чтобы в последний день не оказаться у разбитого корыта.
Тогда мы складываем задание в файл не на 25, а, например, на 20-е число. И 20 числа вызываем к себе сотрудника и смотрим, как выполняется наше задание. Если все в порядке - перемещаем задание в файл на 25 число, если нет - разбираемся с проблемой и помещаем задание либо в желтую папку, либо в красную.
Ладно. С текущим месяцем все понятно. Сейчас у нас сентябрь и наверняка у многих из Вас есть задания, которые должны быть исполнены к октябрю или к ноябрю.
Для таких заданий мы используем голубые файлы, на которых написаны названия месяцев. Задания на октябрь помещаем в файл «Октябрь», на ноябрь в «Ноябрь» и так далее.
К вечеру 30 сентября в файлах на текущий месяц не должно остаться невыполненных заданий. Все они должны быть перемещены либо в отдельную папку для выполненных заданий (о ней мы поговорим несколько позже), либо в красный файл.
Вечером 30 сентября руководитель берет папку заданий, достает все задания, которые у него скопились в папке «Октябрь», сортирует их и раскладывает по дням в зависимости от срока завершения.
Те же самые действия 31 октября руководитель выполняет для папки «Ноябрь» и т.д..
Задания на следующий год мы складываем в самый последний файл зеленого цвета.
Но кроме того, что у руководителя есть такая папка - такую же лучше завести каждому сотруднику. В этом случае они будут четко знать - какие задания и к какому сроку им предстоит выполнить.
Остался последний вопрос.
Что делать с выполненными заданиями?
Для выполненных заданий заведите отдельную папку, в которую поместите файлы с именами Ваших сотрудников.
Когда сотрудник выполнил задание - прикрепите к бланку задания отчет о выполнении и поместите выполненное задание в файл с фамилией сотрудника. Сотрудник может поместить данные о выполненном задании в свой личный файл.
В результате руководитель легко может видеть какие задания сделал сотрудник за определенный период и насколько качественно он с ними справился. А сотрудник, глядя на свою папку, чётко видит объём проделанной работы.
Дорогие друзья! Напоследок напомню, что эту технологию мы узнали на тренинге Александра Байдюшева « » и сейчас она хорошо помогает нам в работе. Однако - это всего лишь маленькая часть тренинга.
Весь тренинг посвящен простым и понятным инструментам руководителя, которые в разы повышают его эффективность и позволяют добиваться от себя и своей команды потрясающих результатов в работе!
генеральный директорПланы на год составляй весной, планы на день - утром
Китайская пословица
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных
Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.
Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.
А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.
Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).
Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников
Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.
Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).
Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.
Преимущества ежедневного плана для компании
- Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
- Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
- Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
- Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.
Преимущества ежедневного плана для сотрудника
- Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
- Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).
Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.
Повестка дня
В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
- Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
- Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.
Личная эффективность руководителя
Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.
И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.
Технология реализации и внедрения ежедневных планов
Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.
Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:
- Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
- Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
- Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.
Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения
Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
- Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
- Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
- Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет
Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.
Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников
Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :
1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).
2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:
Требования к формату занесению задач в план
- Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
- Планируемые в рамках проектов;
- Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
- Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
- У каждой задачи необходимо указать:
- Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
- Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
- Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
- Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
- Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
- Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.
Ежедневный план работ
- План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
- План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
- Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
- для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
- для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
- План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
- Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).
Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)
В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.
Переход к еженедельному планированию
После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.
Основные преимущества еженедельного планирования:
- больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
- экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя
Еженедельный план работ
- Как составлять план?
- Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
- Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
- Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
- План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
- Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
- Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
- Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
- ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
- если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.
Автоматизация ежедневных и еженедельных планов
Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .
Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.
Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам
Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?
Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.
Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.
Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?
Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.
Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”
Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание
Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.
Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.
Читавшие эту статью, также читали
Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»
Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка
Стоит отметить два момента:
- Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
- В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.
Общие сведения о том, как заполняется служебное задание
Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:
- Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
- Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).
Образец служебного задания на командировку
Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.
Первый этап. Создание служебного задания
Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.
Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.
Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.
Теперь переходим к заполнению основных столбцов.
В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.
Во второй вписывается должность этого сотрудника.
В третий заносится наименование страны и города назначения.
В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.
В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.
В шестой заносится дата окончания деловой поездки.
В седьмом ставим общее количество дней поездки.
В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).
В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.
В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).
В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.
После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.
Служебное Задание является письменным документом, который образец функции: Указанный документ служит основанием для расчета количества рабочего времени работника, по которому производятся ему выплаты. Образец справки в ЗАГС о командировке вы можете посмотреть в статье: Про командировку в вид день рассказывается по ссылке. Сведения, занесенные в указанную форму должны полностью соответствовать работнику командировки, утвержденному руководителем предприятия. Одновременно со служебным заданием работнику выписывается командировочное удостоверение. В служебном задании необходимо подробно фиксировать цели и задачи, подлежащие обязательному выполнению работником, который был командирован. На его основании издается внутренний приказ, распоряжение об отправлении письменнном в командировку. Оно подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале, который ведет кадровая служба.
Загрузка страницы
Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать. Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями. Чем отличается распоряжение от приказа Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п.
Однако есть между ними и различия:
- Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
- Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения.
Образец распоряжения руководителя
Внимание
Если докладная записка представляется руководителю организации (или его заместителю), то подписывает документ начальник структурного подразделения. На имя начальника отдела докладную записку подписывает сотрудник этого одела. Данный документ должен включать определенный состав необходимых реквизитов.
Для понимания будет проще не перечислять их здесь по ходу текста, а ознакомиться с конкретным примером докладной записки. В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б.
Задания под роспись на время
Инфо
Нормативная база Классификация используется для осуществления расчета размера возмещения. Оно выплачивается предприятием работнику для покрытия расходов, связанных с поездкой в командировку. Оно приобрело законную силу 5 января года. Цель поездки определяется в служебном задании, которое устанавливается руководителем предприятия.
Настраиваем бизнес: Как дать задание сотруднику По прибытию из поездки работник сдает в соответствии с полученным заданием отчет об Районный коэффициент саратов проделанной работе.
Страница не найдена
Важно
Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него. Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк распоряжения.docСкачать образец заполнения распоряжения.doc Устная или письменная форма распоряжения? Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы.
Однако такой вариант - не самое лучшее решение. Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.
Итак, докладная записка адресуется руководству по выбранному вопросу с изложением выводов и предложений (коммуникация по вертикали). Обычно целью ее написания является желание побудить руководителя принять некое решение. Данное решение оформляется в виде резолюции руководителя.
Но иногда докладная записка может быть просто информационного характера. Данный документ довольно близок по назначению к служебной записке и так же, как правило, является внутренним. В адрес вышестоящей организации обычно направляют служебное письмо на официальном бланке организации.
В начале докладной записки сообщают причины или факты по интересующему вопросу. Далее может последовать анализ (допускается пропустить эту часть). Завершают текст докладной записки изложением выводов и предложений.
Отправлено 19 Январь — Вы считаете, что на данном форуме необходимо рассматривать вопросы о последствиях для работника проламывания стены или расталкивания сотрудников? Что это за документ? Что ему мешает пойти и распространить среди Районный коэффициент саратов, что его послали куда угодно, только не туда, куда действительно послали. Отправлено 22 Январь — Такой акт без заслушивания самих свидетелей упомянутых в акте в судах проходит? Ну, я ещё не встречал ситуации, при которой работника бы закрывали на ключ. В остальных случаях ушлый работник, понимая, к чему сейчас дело пойдёт, просто выйдет из помещения.
И, таки-да, расталкивая присутствующих, если их много собралось вокруг. А тут — может, и зачитали, только половину не услышал, вторую половину не понял: Электрический щит окоф к первой цитате. Обычное последствие — взаимное «аннигилирование» и тех, и других показаний.
Задание работнику в письменном виде образец
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:
- Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
- Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
- Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).
Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.
Служебное задание совместно с авансовым отчетом, командировочным удостоверением работником сдается в бухгалтерию предприятия, где подсчитываются выплаты, подлежащие к оплате. Отчет об исполнении задания заполняется работником в графу 12 бланка Та, В ней необходимо изложить в краткой форме проделанную во время командировки работу. Помимо него работник подготавливает авансовый отчет.
Снизу он ставит свою подпись, делает ее расшифровку и сдает служебное задание начальнику подразделения, где он образкц. Начальник отдела проверяет составленный работником отчет работника. Затем пишет заключение по работе, ставит свою подпись, проставляет дату и передает служебное задание в вышестоящую инстанцию.
Оно было испущено 8 июля года за номером Как правило, служебное задание составляется руководителем подразделения, которое входит в состав предприятия.
Задание работнику в письменном виде образец скачать
Цитата: Сообщение от Pass1 я чего то не понимаю? Про дискриминацию — по-видимому, да. Вас выживают почему? За цвет кожи, принадлежность к религиозной группе, профсоюзу, возрасту, полу и т.п.? Т.е. по признаку, который не характеризует вас как работника — не по деловым качествам, значит дискриминация. А вот если вы по деловым качествам почему-то не устраиваете работодателя, то он может требовать от вас привести эти качества «в соответствие» Возможно, конечно, работодатель хочет сократить штат, но не хочет нести доп.расходы, а ведь возможно, что просто вы плохо справляетесь с работой и иного пути у работодателя нет.
Если на этом этапе вы хотите в судебном порядке доказать, что подверглись дискриминации, то боюсь, суд вас не поддержит. И тут каждая сторона в суде должна будет доказать те обстоятельства, на которые ссылается.
Основные нюансы в оформлении распоряжения Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.
При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия. Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.
Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.
Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году
С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.
Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.
Теперь в обязательном порядке администрация должна составить . Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать , либо иной внутренний локальный акт.
При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.
Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.
Кто составляет служебное задание
Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.
Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.
Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.
В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.
В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.
Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.
На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?
С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.
Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки - какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.
Условия следующие:
- Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
- Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
- В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения - к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.
Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как , так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.
Служебное задание на командировку в 2019 году образец
Как составить служебное задание на командировку?
Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой .
Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.
Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.
Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.
В таблице пронумерованы столбцы:
- №1 - записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
- №2 - Должность, как указана в штатном расписании;
- №3 - страна и город, в которые он направляется в поездку;
- №4 - фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров - в графе можно поставить прочерк.
- №5 и №6 - дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
- №7 - общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
- №8 - число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
- №9 - компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
- №10 - что служит основанием для поездки работника в командировку.
После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:
- №11 - Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
- №12 - после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.
Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.
Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.
