Что такое время в менеджменте. Что значит «съесть лягушку»? Скажи мне, в чем твой план, и я скажу – кто ты

Приветствую всех гостей и постоянных читателей. В этой статье я поделюсь с вами секретами, как успевать делать все и что такое вообще домашний тайм менеджмент. Ведь, наверняка, многие из вас уже устали от постоянного аврала дел, который никогда не заканчивается.

Вместе с тем, копится общая усталость, которая со временем грозит перерасти в серьезную депрессию. Давайте сегодня поговорим о том, как успевать все и при этом не чувствовать себя «загнанной лошадью».

Зачем нужно домашнее планирование?

Конечно, цели у всех разные. Кто-то хочет разгрузить свое расписание, чтобы оставалось время на общение с близкими людьми, на отдых и на увлечение. Кто-то постоянно зашивается в уборке, готовке и стирке и опаздывает из-за этого на работу. Кого-то утомляет постоянный «день сурка».

Это состояние, когда каждый день напоминает предыдущий, но при этом вы совершенно не получаете отдачу и не достигаете поставленной цели. Домашняя система управления поможет правильно и эффективно организовать время, чтобы успевать все!

Еще один очень важный и эффективный прием тайм менеджмента – это не просто четко следовать поставленному плану, но еще и анализировать то, что вы сделали. Это очень важно для укрепления собственной мотивации и понимания, что вы идете по правильному пути.

Недостаточно просто вычеркнуть в конце недели все пункты домашних дел. Проанализируйте список, мысленно разделив его на 3 группы:

1. За что я могу себя похвалить.
2. Что у меня не получилось сделать и почему?
3. На чем мне следует сосредоточиться на следующей неделе.

Существует большое количество видов тайм менеджмента, но все они они преследуют одну цель «Успеть больше и устать меньше!»

Золотые правила домашнего планирования

• Не нужно просто так писать огромный список дел, который вы никогда в жизни не сможете выполнить за 1 день. Это неэффективный тайм менеджмент, который приведет к потере мотивации. Вы скорее забросите всю систему контроля времени, разуверившись в ней. То есть задача эффективного тайм менеджмента как раз и заключается в рациональном распределении времени, а значит при постановке задачи нужно четко понимать, сколько времени уйдет на ее выполнение. Не обманывайте себя и не «накидывайте» лишнее, тогда вы точно ничего не успеете.
• Четко ранжируйте домашние дела по степени их важности.
• Дробите большое дело, которое месяцами, а то и годами лежит без выполнения, на мелкие части и кусочки. Это может быть переезд, ремонт, генеральная уборка и т.д.
• Совместите сразу несколько дел. (Полезное + супер полезное, приятное + полезное, приятное + приятное). Например, женщина разрывается между кучей глажки, уборкой, необходимостью привести себя в порядок перед мероприятием и желанием отдохнуть за просмотром любимого сериала. Почему бы не организовать свой день таким образом, что с 12-13 вы гладите, при этом можно включить свой любимый сериал или шоу, а потом нанести маску на лицо и в это же время произвести небольшую уборку.
• Выявите своих «пожирателей времени». Что больше отвлекает вас от выполнения рабочих задач (ТВ, социальные сети, телефонные разговоры)? Не нужно навсегда исключать их из своей жизни. Если все эти мелочи доставляют вам удовольствие, то просто отведите на них четкий период времени. К этому правилу, пожалуй, отлично подойдет поговорка: «Сделал дело – гуляй смело!».

• Отводите под домашние дела чуть-чуть времени. Это правило применимо к очень занятым людям, которые пропадают на работе по 10-12 часов времени. В этом случае, как бы ни планировал день, в нем нет 3-4 часов на уборку, готовку, стирку и глажку. Поэтому не мучайте себя и выделите только 30 минут. Обозначьте, что в понедельник вы 30 минут уделяете ванной комнате, во вторник – ровно 30 минут гладите? Не хватает этого времени- еще 30 минут глажки переносите на другой день недели и т.д. Это куда лучше, чем в единственный выходной, с «языком на плече» производить глобальную уборку в доме, одновременно стирать, гладить и готовить на всю неделю. Что вы получите в конце такого выходного дня? Депрессию и жуткую усталость!

Многие женщины жалуются, что приготовление еды занимает у них огромное количество времени, но при этом у них ежедневно паника на работе, что семье нечего будет вечером есть! Это говорит о том, что вы неэффективно управляете временем и неправильно организовали время.

Есть даже такой вид тайм менеджмента, как организация домашнего питания. Если коротко, то нужно всегда составлять меню на неделю. Исходя из этого, закупать продукты + продумать по максимуму в выходной день, что можно заготовить из этого меню. А чтобы не чувствовать себя «жертвой домашнего быта», можно совместить воскресную готовку на неделю

Я итак все успеваю!

Многие, кто впервые сталкивается с новомодным и заморским понятием «тайм менеджмент», машинально отвергают подобную систему управления времени. Мол, зачем мне все эти системы, я итак все успеваю!

Возможно, но подумайте, насколько эффективнее вы могли бы использовать свои ресурсы. Вы смогли бы научиться новому делу, выучить иностранный язык, освоить какую-нибудь специальность или читать больше интересных книг, посещать культурные мероприятия.

Да, возможно вы действительно все успеваете, но какова цена? Вы уставший, приходите домой с одной лишь мыслью лечь поспать? Вы довольны собой, так все сделали, но при этом в вашем дне не было интересных и ярких моментов.

Не ограничивайте свою жизнь одними лишь домашними делами. Эффективная система тайм менеджмента поможет сделать жизнь ярче и избавит вас от общей усталости!

Обязательно отдыхайте!

Это очень важное правило, про которое очень многие либо забывают, либо не придают значение. Я не имею сейчас ввиду сон, когда вы уставший на автомате донесли свое тело до кровати и из последних сил завели будильник.

Я говорю сейчас о полноценном отдыхе, выделить время на который вам поможет один из видов домашнего эффективного тайм менеджмента.

• Составляя план на каждый день, в обязательном порядке представляйте временные ресурсы, которые будут затрачены на выполнение задания.
• Четко обозначьте «рабочее» время и время на отдых.
• Напишите себе виды отдыха, которые для вас идеальны. Это может быть поход в кино, в театр, на выставку, прочтение книги (которую уже год хотите прочитать), просмотр ТВ с любимым человеком, ужин в кафе, прогулка по парку, визит гостей. Почему так важно это выписать? Для того чтобы не было того самого ощущения пресловутого «дня сурка» и для того чтобы вы наглядно убедились, насколько разнообразнее, ярче и насыщеннее может быть ваша жизнь.
• Теперь, когда вы выписали, как хотите отдыхать – составьте краткосрочный план. Ежедневно оставляйте в своем расписании время на любимое дело. На выходные отнесите те, которые требуют большего количества времени (театр, кино, прогулка, пикник). А ежедневно вечером выделяйте 1-2 часа на отдых (фильм, книга, чаепитие с близкими и т.д.)

Успешные бизнес консультанты, преподающий основы эффективного тайм менеджмента утверждают, что нет худшего врага для самого себя, чем хроническая усталость! Ничто так нас не демотивирует, не снижает нашу работоспособность и не препятствует осуществлению поставленных целей, как хроническая усталость. Так вот система тайм менеджмента как раз и направлена на то чтобы избавить вас от этого чувства.

Вообще, говорить об эффективном управлении временем можно еще очень долго, но лучше посетите тренинг по тайм менеджменту , и вы увидите, насколько качественнее может быть ваша жизнь.

Делитесь в комментариях, как вы планируете свои домашние дела, и помогает ли вам подобная система в жизни? Подписывайтесь, кто этого еще не сделала и до новых встреч!

Самое ценное, что есть у каждого и что мы тратим без оглядки - . Вернуть, купить, попросить его не получится. Есть один выход - использовать его умно. Читайте статью про тайм-менеджмент кратко. Учитесь эффективно использовать .

Как добиться целей с помощью управления временем?

Выражение «время – деньги» знают все. Изрек его знаменитый ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Если вещь восполнимая, то время уходит навсегда. Сколько постоянно находится важных и неотложных дел, как это все успеть? В этом поможет , то есть .

Чтобы овладеть мастерством тайм-менеджмента, необходимы самоорганизация, самоконтроль и тренировки.

Этапы для внедрения

• установление цели,
• расстановка приоритетов,
• реализация,
• контроль

Тренировки должны привести к тому, чтобы все выше перечисленные процессы, стали не только необходимыми инструментами, но и образом жизни.

Цель

Как же действовать, соблюдая эти правила? Необходимо выявить, на что уходит много времени, оценить ежедневные дела по степени необходимости и полезности. Важные и срочные дела имеют приоритетность. Важные дела – это те дела, не сделав которые, есть риск получить серьезные нежелательные последствия. Для ясности можно записать дела в тетрадку. Проанализировать записанное, найти дела, которые поглощают время впустую, выделить их и постараться избавиться от таких дел. Этот инструмент называется хронометраж. Тетрадный лист следует разделить на две части, в одной записывать время в другой дело, которым было занято это время. Существуют компьютерные программы для хронометража – это тоже очень удобно.

Дополнительные фишки

Есть такой американский фразеологизм, как «съесть лягушку». Это означает сделать что-то очень неприятное. Это понятие широко используется в и означает не откладывать неприятные дела на потом, выполнить их в первую очередь, после этого приступать к вдохновляющим делам.

Зачастую требуется недюжинные силы, чтобы взять себя в руки и заставить сделать необходимое. Придя с работы, так хочется , посмотреть телевизор, здесь и необходимо призвать на помощь силу воли, взять в руки свой составленный план и переключится на нужную волну. Подумать и представить, как все будет по прошествии определенного времени. повышается при заинтересованности в деле. Это лучший стимул, заставляющий двигаться по намеченному пути запланированных дел. Виденье и представление, к чему ведут рутинные неинтересные дела, помогут ступенька за ступенькой продвигаться к цели. Цель – вот о чем необходимо думать.

Немаловажно делать все вовремя, на последний момент. В этом случае много времени занимает нервозность и лишние движения из-за опасения не успеть. Кто-то работает собрано с чувством знания и , а кто-то суетится и делает много лишних движений, очень устает, а успевает меньше. Если освободилось время, стоит сделать необходимое наперед, что поможет быстрее выполнить следующую задачу. Также следует в своих планах оставить место для непредвиденных, возникающих неожиданно, задач.

Без фанатизма

Но не стоит бросаться из одной крайности в другую. Семья, друзья – это тоже необходимая часть жизни. Потратить жизнь ради карьеры и признания, вычеркнув из нее все остальные , – при сложившейся ситуации человека может постигнуть жестокое разочарование и неудовлетворенность. Все хорошо в меру)) Выбор за нами.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное - определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы - это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного и пересмотреть отношение к личному времени. Многие могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

• ему удается достигать больше поставленных целей;
• он успешен во всех сферах деятельности;
• он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
• за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
• человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
• он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
  он всегда имеет четкий план действий;
• владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

• Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
• Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
• Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.